Методичні рекомендації щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування наф та укладання списків схвалено



Скачати 312,68 Kb.
Дата конвертації16.01.2017
Розмір312,68 Kb.
Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного архівного фонду та діловодства

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків

СХВАЛЕНО

Протокол засідання Методичної

комісії Держкомархіву України

14.07.2005 № 2

Київ - 2005
ЗМІСТ
Стор.
Вступ 3

1. Методика виявлення та віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ4

1.1. Організація роботи з виявлення або уточнення складу юридичних осіб…...4

1.2. Вивчення функцій, що виконуються юридичними особами, та складу їх документів……………………………………………………………………………5

1.3. Віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ………………….8

2. Порядок віднесення юридичних осіб до списків та укладання спискі ……...11

2.1. Віднесення юридичних осіб до списків…….……………………………......11

2.2. Укладання списків……………………………………………………………..12

2.3. Розгляд та затвердження списків …………………………………………….15

2.4. Ведення списків ……………………………………………………………….16

Додатки 18

Список джерел та літератури 24



Вступ

Одним з найважливіших завдань експертизи цінності документів є виявлення складу підприємств, установ, організацій всіх форм власності (далі - юридичні особи) та фізичних осіб, у діяльності яких утворюються документи, що мають культурну цінність, та віднесення їх до джерел формування Національного архівного фонду (далі - НАФ).

Облік джерел формування НАФ ведеться за такими новими списками:

– юридичних осіб, які передають документи до державного і комунального1 архіву (далі - архів);

– фізичних осіб, які передають (або можуть передавати) документи до архіву;

– юридичних та фізичних осіб, які не передають документи до архіву.

Архіви укладають також списки юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Методичні рекомендації розроблено у розвиток “Основних правил роботи державних архівів України” (К., 2004) з метою викладення основних засад організації роботи з виявлення складу юридичних осіб та їх віднесення до джерел формування НАФ, а також визначення порядку віднесення юридичних осіб до відповідних списків і технології укладання списків.

Організаційно-методичні питання виявлення та віднесення фізичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків фізичних осіб, які передають (або можуть передавати) документи до архіву в цих методичних рекомендаціях не розглядаються2.

Необхідність зміни підходів до експертизи цінності документів та укладання списків зумовлена політичними, економічними й іншими соціальними зрушеннями в країні, збільшенням кількості юридичних осіб приватного права - власників документів НАФ, прийняттям в Україні нових законодавчих актів з архівної справи - правової основи взаємовідносин архіву з юридичними особами всіх форм власності.

З уведенням цих рекомендацій втрачає чинність розділ 4 “Порядок ведення списків установ-джерел комплектування” Методичних рекомендацій по визначенню джерел комплектування державних архівів (К., 1992).

1. Методика виявлення та віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ

1.1. Організація роботи з виявлення або уточнення складу юридичних осіб

Укладанню списків передує визначення складу юридичних і фізичних осіб з метою проведення експертизи цінності їхніх документів. Доцільним залишається ведення попереднього списку (картотеки, бази даних) юридичних осіб та фізичних осіб - потенційних джерел формування НАФ, ведення яких передбачено чинними методичними рекомендаціями3.

До попереднього списку варто вносити найменування юридичних і фізичних осіб, виявлених архівом, документи яких можуть бути віднесені до складу НАФ, а також юридичних і фізичних осіб, які подали заявки на проведення експертизи цінності їхніх документів.

Робота з проведення експертизи цінності документів, внесених до попередніх списків - потенційних джерел формування НАФ, має бути передбачена при перспективному та поточному плануванні діяльності архіву. Вона включає такі етапи: виявлення або уточнення найменувань юридичних осіб усіх форм власності, розташованих у зоні комплектування архіву; вивчення функцій кожної юридичної особи та складу документів, що утворюються в її діяльності; прийняття рішення про віднесення або не віднесення юридичної особи до джерел формування НАФ, вирішення питання про віднесення юридичної особи до відповідних списків; укладання списків.

З метою визначення якомога повнішого складу джерел формування НАФ провадиться виявлення всіх юридичних осіб, що знаходяться в зоні комплектування архіву. Ця робота здійснюється на основі інформації, отриманої у державних реєстраторів, податкових адміністраціях, в органах статистики та фінансових, територіальних відділеннях фонду державного майна. Джерелами відомостей про суспільно-політичні та культурно-просвітницькі заклади є відділи юстиції, відділи зв’язків з громадськістю при державних адміністраціях тощо.

При виявленні юридичних осіб державного сектору, що належать до однієї галузевої системи, необхідно проаналізувати в галузевому органі управління мережу таких юридичних осіб в у зоні комплектування архіву, а також їхню підпорядкованість. Особливу увагу при цьому слід звертати на перетворення (перехід в іншу форму власності, реорганізація, ліквідація), що відбулися з юридичними особами, внесеними раніше до списку джерел комплектування архіву.

У центральних, галузевих, обласних державних архівах, мм. Києва та Севастополя роботу з виявлення складу юридичних осіб здійснюють, як правило, працівники відділу формування НАФ і діловодства. В архівних відділах райдержадміністрацій і комунальних архівах її провадить керівник архіву або, за його дорученням, працівник цього архіву.

1.2. Вивчення функцій, що виконуються юридичними особами, та складу їх документів.

Після встановлення складу юридичних осіб з ними налагоджуються ділові контакти з метою проведення безпосередньої експертизи цінності. Насамперед аналізуються структура й функції юридичних осіб шляхом вивчення основних організаційних документів, що регламентують її діяльність - статутів, положень - та розгалуженість мережі підвідомчих структур і масштаби їхньої діяльності, що дозволяє визначити роль і значення певної юридичної особи в економіці, культурі, соціальній сфері конкретного регіону.

На підставі вивчення організаційно-розпорядчих документів юридичних осіб державного і комунального сектору визначаються їхні місце і роль у системі органів управління, а також у конкретній галузевій системі.

Основні функції юридичних осіб приватного права, як і об’єднань громадян та релігійних організацій, також визначаються за організаційно-розпорядчими документами. При цьому увага звертається на особливості управління, характер взаємозв’язків з іншими юридичними особами (у тому числі державного сектору), профіль діяльності (виробництво, посередницькі послуги, торгівля тощо), міру впливу юридичної особи на стан економіки, культури, на організацію інших сфер діяльності у регіоні. Отже, функціональний аналіз фондоутворювача є одним з найважливіших етапів експертизи цінності.

Аналіз складу організаційно-розпорядчих, планово-звітних, інформаційно-аналітичних та інших документів, що утворюються в діяльності юридичних осіб усіх форм власності, здійснюється на основі переліку типових документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання, примірних, типових, індивідуальних номенклатур справ, інструкцій з діловодства та у тісному контакті з експертними комісіями (далі - ЕК) цих юридичних осіб.

Під час проведення експертизи цінності застосовують групи критеріїв походження та змісту.

Визначальними критеріями при віднесенні юридичних осіб до джерел формування НАФ, є такі: функціонально-цільове призначення фондоутворювача, повнота документування його діяльності, інформаційна насиченість3, культурна цінність документації.

За допомогою критерію “функціонально-цільове призначення фондоутворювача” визначається місце в суспільстві, яке фондоутворювач посідає за своїм походженням (чи призначенням) з урахуванням як його особливої ролі так і типового характеру.

Радянський підхід щодо розподілу установ на основні, допоміжні й обслуговуючі сьогодні може реалізовуватися частково, оскільки нині, через зміну вертикальних зв’язків управління і самостійність юридичних осіб приватного права, повного поглинання інформації про діяльність допоміжних чи обслуговуючих структур у вищих органах практично не відбувається. Змінилися й уявлення про головні й неголовні функції, завдання фондоутворювачів, тобто їх значення.

Критерій “повнота відображення інформації про діяльність фондоутворювача у фонді іншого фондоутворювача” в сучасних умовах не втрачає свого значення, однак він стає менш значимим через зміни в системі управління (децентралізація управління, розширення горизонтальних зв’язків господарська самостійність фондоутворювачів). Ступінь повторюваності документної інформації залежить від цільового призначення юридичної особи-автора, характеру його зв’язків за вертикаллю, способів документування, стандартизації та уніфікації складу документів. Вивчення ступеня повторюваності документної інформації фондоутворювача державного, і комунального сектору в фондах інших фондоутворювачів передбачає насамперед установлення ступеня дублювання планово-звітної й інформаційно-аналітичної документації юридичної особи в фондах галузевого органу вищого рівня, а також відповідного органу державної влади або місцевого самоврядування шляхом порівняльного аналізу номенклатур справ і складу документів цих фондоутворювачів.


Критерій характеру і ступеня повторюваності документації дозволяє зробити висновок про приймання, у ряді випадків, документації юридичних осіб у складі фондів вищої управлінської або виробничої ланки. Тому юридичні особи (як правило, державного і комунального сектору) можуть бути умовно поділені на дві групи: самостійні джерела формування НАФ і ті, що не є такими. Перші передають свої документи безпосередньо до архіву, другі - у складі фондів іншої юридичної особи (як правило, вищого рівня).

Повторюваність документної інформації юридичних осіб приватного права, є значно меншою або й зовсім відсутня через практичну відсутність вертикальної підпорядкованості. Поряд з тим, документація, наприклад, нових комерційних структур (акціонерні товариства, спільні підприємства, малі підприємства, виробничі кооперативи тощо) може дублюватись у фондах статистичних, фінансових, податкових і інших органів та надходити на постійне зберігання у їх складі.

Серед критеріїв змісту найважливішим є критерій “значимість інформації”, який безпосередньо пов’язується зі значенням функцій фондоутворювача, які він виконує у процесі своєї діяльності, а також відповідністю інформації, що міститься в документі, основним чи допоміжним функціям. Тобто найбільшу цінність мають документи, у яких відбиті питання діяльності юридичної особи, що відповідають основним функціям. Документ стає об’єктом відбору для внесення до складу НАФ, якщо він відбиває основні функції даного фондоутворювача (розпорядчу, контрольну, планування, обліку та звітності тощо), а не допоміжні (постачальницькі, господарські, транспортного обслуговування тощо). Значимість інформації документа слід розглядати сьогодні з точки зору її унікальності і типовості, тобто одиничного і загального.

Отже, документи слід вивчати у контексті обставин їх утворення і за допомогою функціонального аналізу фондоутворювача та його документів.



1.3. Віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ

До складу джерел формування НАФ рекомендується відносити фондоутворювачів, які виконують основні функції галузі (промисловість: підприємства, що впливають на економіку даного регіону; освіта: вищі навчальні заклади, базові середні школи).

Юридичні особи, що на будь-якому рівні здійснюють функції управління, підлягають віднесенню до джерел формування НАФ. Органи управління зосереджують інформацію у більшому обсязі, оскільки вони централізують функції планування, звітності, стандартизації. Отже, їх документи найінформативніші, в них більш чітко окреслені зв’язки між основним цільовим призначенням органу управління і його функціями в галузі чи сфері діяльності, повніше відображається зміст основної діяльності за місцем і часом її здійснення.

Як правило, не підлягають віднесенню до джерел формування НАФ, обслуговуючі юридичні особи. Водночас цей принцип не завжди застосовується до юридичних осіб приватного права, оскільки їхня основна частина, що охоплює, як правило, сферу торгівлі й послуг, значно впливає на економічний й фінансовий стан регіону, і тому найбільші з них можуть бути віднесені до джерел формування НАФ. До джерел формування НАФ відносять також некомерційні установи (громадські об’єднання, релігійні організації, благодійні фонди тощо), документація яких має суспільне, зокрема соціально-політичне значення.

До джерел формування НАФ відносять, як правило, юридично самостійні фондоутворювачі. Документи таких структур, як ради директорів, збори представників, а також філій, відділень тощо, варто залишати на постійне зберігання у складі фондів тих юридичних осіб, при яких вони діють або яким підпорядковані.
У деяких випадках до джерел формування НАФ за рішенням експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) можуть бути віднесені фондоутворювачі, що не мають статусу юридичної особи, якщо вони виконують важливі функції на території області, району, міста (наприклад, територіальні управління Національного банку України, філії банків тощо).

У разі відбору для віднесення до складу джерел формування НАФ юридичних осіб нової організаційно-правової форми варто керуватися критерієм масштабу їхньої діяльності (обсяг виробництва, товарів чи послуг, розмір статутного фонду й оборотного капіталу, багатопрофільність, особлива роль у розвитку певної сфери діяльності країни або регіону, новизна продукції для країни, конкурентоспроможність, участь у загальнодержавних та регіональних програмах кооперування і розподілу праці, міжрегіональний характер діяльності). Важливе значення має й показник стабільності цієї діяльності впродовж періоду існування зазначених юридичних осіб.

Результати вивчення питання про віднесення або не віднесення юридичних осіб до складу джерел формування НАФ оформлюється складеною експертом довідкою (експертним висновком), яка представляється на розгляд ЕПК. У довідці має бути зазначено, які саме аспекти економічного, соціального, культурного, суспільно-політичного життя країни, регіону (області, району, міста) відбиваються в діяльності даного фондоутворювача, місце, яке він посідає в галузі, його роль у громадському житті, масштаби діяльності фондоутворювача тощо. За результатами вивчення документаційного фонду юридичної особи робиться висновок, у яких документах, що утворюються в діяльності юридичної особи, і наскільки повно відбиваються її основні функції, яка частина цих документів дублюється у фондах юридичних осіб вищого рівня та інших фондоутворювачів. У довідці висловлюються пропозиції щодо можливості включення юридичної особи до відповідних списків. Крім довідки, на розгляд ЕПК виносяться історична довідка та номенклатура справ юридичної особи (за їх наявності).

Довідка щодо віднесення або не віднесення юридичної особи до складу джерел формування НАФ, складається, як правило, у трьох примірниках. Перший зберігають у наглядовій справі юридичної особи, другий - відкладається у справах ЕПК, третій, разом з витягом з рішення ЕПК направляють керівникові юридичної особи.

Рішення ЕПК про віднесення юридичної особи до джерел формування НАФ або не віднесення її до зазначених джерел є підставою для включення юридичної особи до відповідних списків.

2. Порядок віднесення юридичної особи до списків та укладання списків

2.1. Віднесення юридичної особи до списків

Кожен архів укладає три види списків за визначеними формами, наведеними у додатках 1, 2, 3. Облік джерел формування НАФ в зоні комплектування архіву ведеться за двома списками.



До списку № 1 юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву, включаються такі категорії фондоутворювачів:

– державного і комунального сектору, в діяльності яких утворюються документи НАФ, що згідно з законодавством мають надходити на постійне зберігання до відповідного архіву;

– колишні державні установи - джерела комплектування, що тимчасово зберігають архівні документи, створені в процесі їхньої діяльності до зміни форми власності (зазначені установи, що змінили форму власності і тимчасово зберігають документи, належні до НАФ, вносять до списку без укладання з ними договору);

– юридичні особи приватного права, а також об’єднання громадян, релігійні організації, документи яких віднесено до НАФ, що в установленому порядку уклали з архівом договір про передавання документів на постійне зберігання.

До списку № 2 юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву вносять:

– державні (комунальні) музеї, бібліотеки, які мають право створювати архівні підрозділи для постійного зберігання документів НАФ;

– установи приватного права, об’єднання громадян, релігійні організації, в діяльності яких утворюються документи НАФ, і які не уклали договорів про передавання документів до архіву;

– власників приватних архівних зібрань, які не виявили бажання співробітничати з архівом.

Усі інші юридичні особи, тобто ті, в діяльності яких за результатами експертизи цінності документів НАФ не виявлено, включають до списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ (список № 3). Цей список укладають з метою контролю за станом упорядкування та збереження документів з особового складу юридичних осіб зони комплектування архіву.

2.2. Укладання списків

Списки юридичних осіб укладають, як правило, за галузевим принципом. Розділами списків є укрупнені назви галузей чи сфер діяльності. Всередині розділів систематизація проводиться за міністерствами, державними комітетами, іншими центральними органами виконавчої влади або їх територіальними органами, а всередині цих відомчих груп юридичні особи розміщують у порядку їх підпорядкування. Юридичні особи однієї ланки управління або одного типу розміщують у списках за алфавітом їхніх повних офіційних найменувань. Юридичні особи приватного права доцільно вносити до розділу списків, що відповідає профілю її діяльності.

Рекомендується застосовувати таку примірну класифікаційну схему побудови списків:

1. Органи виконавчої влади4 / органи місцевого самоврядування;

2. Юстиція, прокуратура, суд;

3. Фінансування, кредитування, оподатковування, митна служба;

4. Економіка, статистика, стандартизація;

5. Промисловість;

6. Сільське, лісове, водне господарство, землевпорядження і землекористування;

7. Охорона навколишнього середовища, природокористування;

8. Будівництво, архітектура, житлово-комунальне господарство;

9. Транспорт, шляхове господарство;

10. Зв’язок, радіомовлення, телебачення, преса;

11. Торгівля, споживча кооперація, матеріально-технічне постачання та збут;

12. Наука і наукове обслуговування;

13. Вища, загальна середня і спеціальна освіта;

14. Культура і мистецтво;

15. Охорона здоров’я;

16. Фізкультура і спорт, молодіжна політика;

16. Праця, соціальний захист і страхування;

17. Громадські, політичні, релігійні організації (об’єднання).

Список № 2 юридичних та фізичних осіб джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву, дозволяється систематизувати за організаційно-правовою ознакою (акціонерні товариства, виробничі кооперативи, спільні підприємства, партії, політичні рухи, спілки, фонди тощо) або за видами діяльності (виробничі, наукові, релігійні, навчальні) тощо. Ці групи юридичних осіб будуть складати розділи списку з певною нумерацією. Всередині цих розділів юридичні особи розміщують за алфавітом їхніх офіційних назв.

Список № 2 юридичних та фізичних осіб джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву, має складатися з двох частин: юридичних і фізичних осіб.

У всіх списках у графі 1 зазначають порядковий номер фондоутворювача відповідно до конкретного списку.

У графі 2 вказується класифікаційний індекс юридичної особи, який складається з порядкового номера розділу (укрупнена галузь) і порядкового номера юридичної особи всередині розділу. Відповідні цифри відокремлюють крапками, наприклад: 1.1., 1.2.1., 2.3.1, 4.2. Якщо у зоні комплектування архіву відсутні фондоутворювачі якоїсь галузі, відповідний класифікаційний індекс пропускають.

У графі 3 зазначають повні офіційні найменування фондоутворювачів, а при необхідності, їхні скорочені найменування.

Джерелом диференційованої інформації про право власності на документи юридичних осіб, які внесено до списків, є графа 4 “Форма власності на документи” .

Усі списки мають графу “Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу”.

У списку № 2 юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву передбачено графу 6 “Місце зберігання документів”, де зазначають адресу фондоутворювача.

У списку № 1 юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву (графа 5) зазначають одну із існуючих форм приймання документів від фондоутворювачів:



повна (форма 1), коли від фондоутворювача приймають весь комплекс документів постійного зберігання;

повидова вибіркова (форма 2.1.), коли від кожного фондоутворювача певного виду приймають окремі категорії документів;

групова вибіркова (форма 2.2.), коли від окремих, спеціально відібраних фондоутворювачів певного виду приймають повний комплекс документів постійного зберігання.

Кожній з цих форм відповідає певна цифра або комбінація цифр.


Форма повидового вибіркового приймання застосовується, як правило, у тих випадках, коли планово-звітна й інформаційно-аналітична документація даної юридичної особи надходить до того ж архіву в складі фондів юридичних осіб вищого рівня або інших фондоутворювачів. Крім того, повидове вибіркове приймання застосовується до тих юридичних осіб, у діяльності яких відкладаються окремі цінні види документів (наприклад, у бюро технічної інвентаризації - інвентарні справи пам’яток культури й охоронних зон).

Форму групового вибіркового приймання документів застосовують для юридичних осіб, у діяльності яких утворюються подібні за складом комплекси документів, що містять однорідну інформацію. У цьому разі з групи однорідних вибирають юридичні особи, що мають найцікавішу історію, найбільші масштаби діяльності, якнайширші повноваження, застосовують нові технології, інші притаманні їм особливості, які вирізняють їх з ряду подібних (наприклад, шкіл, шахт, фермерських господарств) тощо.

У списку № 1 юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву передбачається графа 6 “Наявність аудіовізуальних і науково-технічних документів”.

Крім загального списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву, можуть укладатися й самостійні списки: юридичних осіб - джерел формування НАФ науково-технічною документацією; юридичних осіб - джерел формування НАФ аудіовізуальними документами. У загальному списку у відповідній графі роблять позначку про приймання цих видів документів.

Графа “Примітки” використовується для різних позначок, необхідних пояснень, перейменування юридичної особи, зміни рішення ЕПК, зазначення архіву, який здійснює поточний контроль за станом діловодства та архівної справи.

Наприкінці всіх видів списків має міститися підсумковий запис про кількість юридичних осіб, внесених до списків, у тому числі за формами власності: державною, комунальною, приватною.



2.3. Розгляд та затвердження списків

Проекти списків, довідка з обґрунтуванням пропозицій щодо внесення юридичної особи до певного списку подають на розгляд ЕПК (ЕК) архіву. Архівні відділи районних державних адміністрацій і міських рад після розгляду списків ЕК разом з витягом з протоколу засідання ЕК відповідного архівного відділу надають усі списки на розгляд ЕПК Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, а центральні та галузеві державні архіви подають списки після їхнього розгляду ЕПК архіву на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) Держкомархіву України.

Списки архівних відділів районних державних адміністрацій і міських рад подають на затвердження до відповідного органу виконавчої влади чи органу місцевого самоврядування.

Списки Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області затверджуються відповідним органом виконавчої влади.

Списки центральних державних архівів затверджуються рішенням колегії Держкомархіву України.

Списки галузевих державних архівів затверджуються керівництвом відповідного центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику в галузі, де створено відповідний архів.



2.4. Ведення списків

Державні архіви областей укладають списки у двох примірниках. Центральні та галузеві державні архіви, архівні відділи райдержадміністрацій і міських рад укладають списки у трьох примірниках, один з яких подається на розгляд ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву області. Перший примірник списку - недоторканий, другий використовують у роботі архіву.

Ведення списків доцільно здійснювати також в електронній формі.

У зв’язку з динамічними змінами в економічному, соціальному, суспільному житті країни та її регіонів, робота з уточнення списків має проводитися постійно і фіксуватися у планах роботи архіву.

Працівники архіву, у том числі й через відповідні державні органи (див. підрозділ 1.1, абзац 4), повинні регулярно відслідковувати перетворення (ліквідацію або реорганізацію юридичних осіб, створення нових структур, зміни форм власності), що відбуваються, та оперативно вирішувати питання про внесення відповідних змін і уточнення списків архіву.

Усі зміни вносять до списків тільки після розгляду і прийняття рішення ЕПК архіву, після чого юридичну особу вилучають зі списку чи вносять до відповідних списків, а в графі “Примітки” робиться посилання на дату і номер протоколу ЕПК.

У разі значної кількості виправлень і доповнень паперові списки передруковують.

Перезатвердження списків архіву є доцільним тільки у разі принципових змін як в кількісному, так і в якісному складі внесених до них юридичних осіб.

_________________________

СПИСОК

джерел та літератури
1. Основні правила роботи державних архівів України / Держкомархів, УНДІАСД. - К., 2004. - 225 с.

2. Методичні рекомендації по визначенню джерел комплектування державних архівів / Головархів. - К., 1992. - 21 с.

3. Методичні рекомендації щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України / Головархів. - К., 1999. – 19 с.

4. Сельченкова С. В. Організаційно-методичні засади складання списків джерел формування Національного архівного фонду та списків джерел комплектування державних і комунальних архівів // Архіви України. - 2004. - № 4–6. - С. 53-60.


Додаток 1
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник відповідного органу виконавчої влади або місцевого самоврядування)

_______ ___________________________

(підпис) ( розшифрування підпису)

Дата


СПИСОК

ЮРИДИЧНИХ ОСІБ - ДЖЕРЕЛ ФОРМУВАННЯ НАФ, які передають документи до архіву
____________________________________________________________________

(повна назва архівної установи)





№№ з/п

Індекс уста-нови

Назва юридичної особи

Форма власності на доку-менти

Форма приймання документів (повна, вибіркова, тип вибірки)

Наявність аудіовізуаль-них і науково-технічних документів

Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

8


Продовження додатка 1
На 1 січня 200_________ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:

державна _____________


комунальна _____________
приватна _____________

___________________________ ________________________ ______________________________________

(посада особи) (підпис) (розшифрування підпису)


1СХВАЛЕНО

Протокол засідання

ЕПК архівної установи


ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЦЕПК

Держкомархіву України

___________№ ______


___________ № ______



Форма списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архіву


Формат А4 (210х297)

Додаток 2

ЗАТВЕРДЖУЮ


Керівник відповідного органу виконавчої влади або місцевого самоврядування

_________ _________________

(підпис) (розшифрування підпису)

Дата

СПИСОК

ЮРИДИЧНИХ ТА ФІЗИЧНИХ ОСІБ - ДЖЕРЕЛ ФОРМУВАННЯ НАФ, які не передають документи до архіву

___________________________________________________________________________________

(повна назва архівної установи)




№ з/п

Індекс установи

Назва (найменування) особи

Форма власності на документи

Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу

Місце зберігання документів (архівний підрозділ, місце проживання фі-зичної особи, інше)

Примітки

1

2

3

4

5

6

7


Продовження додатка 2

I. Юридичні особи

На 1 січня 200__ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:


державна __________________

комунальна ___________________

приватна ___________________

II. Фізичні особи

На 1 січня 200__ року в список внесено ________ фізичних осіб

______________________________ _______________ _________________________

(посада особи) (підпис) (розшифрування підпису)

Дата

2СХВАЛЕНО

Протокол засідання

ЕПК архівної установи


ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЦЕПК

Держкомархіву України


___________№ ______

___________ № ______

Форма списку юридичних та фізичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву


Формат А4 (210х297)
Додаток 3

ЗАТВЕРДЖУЮ


Керівник відповідного органу виконавчої влади або місцевого самоврядування)

________ _______________________

(підпис) (розшифрування підпису)

Дата


СПИСОК

ЮРИДИЧНИХ ОСІБ, В ДІЯЛЬНОСТІ ЯКИХ НЕ УТВОРЮЮТЬСЯ ДОКУМЕНТИ НАФ,

у зоні комплектування
____________________________________________________________________

(повна назва архівної установи)





№№ з/п

Індекс уста-нови

Назва юридичної особи

Форма власності на документи

Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу

Примітки

1

2

3

4

5

6


Продовження додатка 3
На 1 січня 200_________ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:

державна _____________


комунальна _____________
приватна _____________

__________________________ ________________________ ______________________________________

(посада особи) (підпис) (розшифрування підпису)


СХВАЛЕНО

Протокол засідання

ЕПК архівної установи




___________№ ___________






Форма списку юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ
Формат А4 (210х297)


1 Під комунальними архівами розуміються архівні установи територіальних громад, насамперед архівні відділи міських рад.


2 Докладніше методику укладання списків фізичних осіб буде викладено в навчально-методичному посібнику “Робота з документами особового походження в державних архівах України”.

3 Методичні рекомендації щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України / Головархів України. – К., 1999. – С. 4-8.


3 Визначаючи рівень інформативності документаційного фонду слід брати до уваги характерні для останнього десятиліття тенденції виникнення нових видів нормативно-правової, комерційної, відомчої (галузевої) документації, строки зберігання якої не встановлено типовим і відомчими (галузевими) переліками, а також кількісне зменшення планово-звітної й інформаційно-аналітичної документації і як наслідок - відносне зниження ролі і значення цієї документації у загальному складі документів як історичних джерел і засобів вирішення правових питань.


4 У регіонах до списків вносять держадміністрації.

1 Для центральних і галузевих архівів

2 Для центральних і галузевих архівів


База даних захищена авторським правом ©vaglivo.org 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка