Номенклатура справ це …



Скачати 31,09 Kb.
Дата конвертації07.03.2017
Розмір31,09 Kb.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Складання та впровадження в діловодство

Буценко Надія Дмитрівна директор державного архіву Донецької області


Номенклатура справ це …

систематизований перелік найменувань справ, що створюються у діловодстві установи із зазначенням строків зберігання справ.

Функціональне призначення номенклатури справ


НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

забезпечує



Формування виконаних

документів у справи

Пошук документів

за видом та змістом

Складання

описів справ



Систематизація

документів

Визначення строків

зберігання справ

(документів)

Облік справ,

закріплення їх індексів

Види номенклатури справ


ТИПОВА

ПРИМІРНА

ІНДИВІДУАЛЬНА

Обов’язково

для кожної установи

Індивідуальна номенклатура справ установи


ЗВЕДЕНА номенклатура справ

Номенклатури справ структурних підрозділів

Канцелярії

Сектору економіки

Організаційного відділу

Планового відділу

Відділу кадрової роботи

Чим відрізняються номенклатури справ


ЗВЕДЕНА

СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ

1

2

3

4

5

Індекс справи


01

-

03

номер структурного підрозділу за штатнім розкладом або класифікатором структурних підрозділів

порядковий номер справи в межах структурного підрозділу

Заголовок справи


ПРИКЛАД:

1. Вид документу

2.Автор документу

3.Про що документ

Накази

голови РДА

з основної діяльності

Особливості складання заголовків справ


- у заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи", в дужках наводяться основні види документів справи. Приклад "Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про врахування пропозицій за результатами перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації"

- не передбачений Переліком строк зберігання, визначається ЕК установи та погоджується ЕПК відповідного державного архіву. В номенклатурі справ робиться примітка "Строк зберігання встановлено" (назва ЕПК державного архіву, протокол N___ від ___)"

- якщо справи сформовані із копій документів, встановлюється строк

зберігання "доки не мине потреба“ незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання)


Для встановлення строків зберігання використовують …


1. Перелік типових документів, що створюються підчас діяльності органів держаної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5)

4. Примірні номенклатури справ

5. Протокол експертної комісії установи (ЕК)

2. Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду (наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5)

3. Перелік документів, що створюються в процесі діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання (наказ Міністерства юстиції України від 18.11.2013) №2433/5

Підсумковий запис


Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ______ році в структурному підрозділі

За строками зберігання

Усього

У тому числі

таких, що переходять

з позначкою “ЕПК”

Постійного

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом

Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі

(підпис)

Розшифровка підпису

Дата

Підсумкові відомості передано до служби документального забезпечення управління

Посада особи, відповідальної за передавання відомостей

(підпис)

Розшифровка підпису

Дата

враховуються фактично заведені справи за рік

Номенклатури справ складаються


структурного підрозділу

установи

в 2-х примірниках

в 4-х примірниках

недоторканий

робочий

до архіву установи

архівний відділ РДА,МР

робочий

до служби діловодства установи

Зведена номенклатура справ установи погоджується з ЕПК державного архіву області


ПЛАНОВО 1 раз на 5 років

НЕВІДКЛАДНО В разі суттєвих змін: у власності майна; в структурі; функціях та характері роботи установи.

Відповідальність за складання номенклатури покладається на службу діловодства установи

Зведена номенклатура справ установи на наступний календарний рік


переглядається й уточнюється станом на 1 грудня поточного року

затверджується керівником установи

вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року

Для якісного складання номенклатури справ


НЕОБХІДНО ПРОАНАЛІЗУВАТИ ДІЯЛЬНІСТЬ УСТАНОВИ, А САМЕ

7. Типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік.

6. Реєстраційно-облікові та контрольні картотеки

5. Класифікатори документів і кореспондентів

4. Індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки

3. Типові або примірні номенклатури справ

2. Штатний розпис

1. Положення (статути) про установу та її структурні підрозділи

Номенклатура справ складається за такими принципами


СТРУКТУРНИЙ

ФУНКЦІОНАЛЬНИЙ
  • Канцелярія

4. Сектор економіки

2. Організаційний відділ

3. Плановий відділ

5. Відділ кадрової роботи

1. Організація роботи

4. Прогнозування

2. Планування

3. Фінансування

Схвалення та погодження зведеної номенклатури справ установи


схвалюється ЕК установи

погоджується ЕПК державного архіву Донецької області

затверджується керівником установи

Організація роботи експертної комісії установи

– це колегіальний орган, який створюється

в установі для проведення експертизи цінності документів та їх відбору для наступного зберігання

ЕК створюється відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007р. №1004

“Про порядок утворення та діяльність комісій з проведення експертизи цінності документів”

Експертна комісія (ЕК)

Склад ЕК


Голова

Секретар

заступник керівника установи

особа, відповідальна за архів

Кількісний та персональний склад ЕК визначається керівником установи, з урахуванням штатної чисельності, структури та обсягу документообігу установи;

Форми роботи ЕК:


Засідання ЕК

Участь у засіданнях ЕК підвідомчих установ

Участь в засіданні ЕПК держархіву області

Алгоритм роботи ЕК


Отримання пропозицій до річного плану ЕК від структурних підрозділів установи

Складання річного плану ЕК

Проведення засідань ЕК

Складання протоколів



Складання річного звіту про результати роботи ЕК

Нормативно-правове забезпечення основних напрямків роботи ЕК


І. СТВОРЕННЯ, ЗАВДАННЯ, ОРГАНІЗАЦІЙНІ ПИТАННЯ ЕК



Закон України «Про Національний архівний фонд

та архівні установи» ст.6 пп. 1,2,3

Постанова Кабінету Міністрів України

від 8 серпня 2007р. № 1004 «Про порядок утворення

та діяльність комісії з проведення експертизи цінності документів»

«Правила роботи архівних підрозділів органів

державної влади, місцевого самоврядування

підприємств, установ і організацій» П. 4

Нормативно-правове забезпечення основних напрямків роботи ЕК


«Правила роботи архівних

підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств установ і організацій» ПП. 3; 5,2

ІІ. ЕКСПЕРТИЗА ТА ВІДБІР ДОКУМЕНТІВ,

ОФОРМЛЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ

Примірна номенклатура справ установи

Перелік документів із строками зберігання Міністерства охорони здоров’я СССР, його установ організацій та підприємств

Перелік типових документів,

що створюються в діяльності

органів державної влади

місцевого самоврядування

інших установ, організацій і підприємств

Завдання експертної комісії

  • організація та проведення експертизи цінності документів;
  • схвалення та подання до ЕПК держархіву області описів справ постійного зберігання, з особового складу, номенклатури справ, інструкції з діловодства, положень про ЕК та архівний підрозділ, актів про вилучення документів з НАФ;
  • визначення термінів зберігання документів, що відсутні у Типовому та відомчих переліках із зазначенням термінів зберігання документів;
  • проведення повторної експертизи цінності документів з відміткою ЕК, після закінчення терміну зберігання;
  • контроль дотримання структурними підрозділами, окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, архівних вимог щодо розробки номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів.

Документи постійного

строку зберігання з метою їх віднесення до НАФ



Документи з особового складу

з метою забезпечення

збереженості соціально-значущих документів

Документи

тимчасового

зберігання

Складання описів

справ постійного

зберігання

Складання описів

справ з особового

складу

Складання акту про

вилучення документів

до знищення, які не мають

науково-історичної цінності

та втратили практичне

значення

Визначити в ході експертизи цінності

Головна мета роботи ЕК

Етапи проведення експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ

Експертиза цінності документів під час підготовки до наступного зберігання в архівному підрозділі установи

Експертиза цінності документів під час підготовки та передачі справ установи на зберігання до архівних установ області


Організація роботи архівів установ

Мета створення архіву установи


Зберігання документів, закінчених у діловодстві

Захист законних прав та інтересів громадян

Користування документами із службовою, виробничою, науковою та іншою метою

Архів


Самостійна структурна частина установи

Входить до складу служби діловодства установи

Завідувач архівом

Обов`язки покладаються на працівника служби діловодства


Основні завдання архіву

- приймання від структурних підрозділів на зберігання архівних документів;

- контроль стану зберігання та правильності оформлення документів;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ;

- ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про їх кількість відповідному державному архіву;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, складання та подання на розгляд ЕК проектів описів документів, внесених до НАФ, актів про вилучення для знищення документів, тощо;

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам ;

- підготовка і передання документів НАФ до відповідного державного архіву;

- участь у заходах підвищення фахової кваліфікації працівників, які відповідають за роботу з документами.

Наглядова справа

установи

Наглядова справа включає:

  • - копії наказів з питань архівної справи і діловодства;
  • - копію Положення про архівний підрозділ установи;
  • - копію Положення про ЕК установи;
  • - інструкцію з діловодства установи;
  • - зведену номенклатура справ установи;
  • - довідки про проведення перевірок ;
  • - паспорт архіву установи;
  • - договори;
  • - листування з установою з профільних питань.

Положення про архівний підрозділ


Складається відповідно до «Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», наказ Міністерства юстиції України 10.02.2012 №232/5

Схвалюється ЕК установи

Погоджується ЕПК державного архіву області

Положення про експертну комісію


Складається відповідно до «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», наказ Міністерства юстиції України 19.06.2013 №1227/5

Схвалюється ЕК установи



Погоджується ЕПК відповідного державного архіву

Інструкція з діловодства

Паспорт архіву

  • Призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві.
  • Наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.
  • Складається щорічно в 2-х примірниках, один з яких надсилається державній архівній установі не пізніше 1 грудня поточного року.

Форма паспорту архіву

  • Затверджена «Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» наказ Міністерства юстиції України 16.03.2001 №16 (зі змінами)
  • Додаток 17

Форма паспорту архіву

Зразок протоколу засідання ЕК


Протокол має складатися у відповідності до вимог «Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» Постанова КМУ 30.11.2011 №1242, пункти 107-122

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!



База даних захищена авторським правом ©vaglivo.org 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка