Перевіряння роботи архівних підрозділів і служб діловодства установ з питання організації електронного документообігу перевіряння відповідності нормативно-методичних документів, які діють в установі



Скачати 28,41 Kb.
Дата конвертації12.04.2017
Розмір28,41 Kb.

ДЕРЖАВНІ АРХІВНІ УСТАНОВИ

АРХІВНІ ВІДДІЛИ МІСЬКИХ РАД

реалізують державну політику у сфері архівної справи і діловодства, здійснюють управління архівною справою і діловодством

ДЕРЖАВНІ АРХІВНІ УСТАНОВИ

АРХІВНІ ВІДДІЛИ МІСЬКИХ РАД

перевіряння роботи архівних підрозділів і служб діловодства установ з питання організації електронного документообігу

перевіряння відповідності нормативно-методичних документів, які діють в установі, вимогам законодавчих документів з організації електронного документообігу

встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації

додержання порядку підготовки документів до передавання на архівне зберігання

Порядок роботи з електронними документами діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання


Організація електронного документообігу в установах

Загальні вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису

Організація роботи з електронними документами у діловодстві

Підготовка до передавання на архівне зберігання електронних документів



Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі - Порядок)

Принцип єдності підходів щодо роботи з документами

Паперова форма

Електронна форма

Впровадження системи електронного документообігу

За умови

Застосування електронного цифрового підпису

функції особистого електронного цифрового підпису



(ЕЦП)

засвідчує те, що отриманий документ надійшов від особи, яка його підписала

гарантує цілісність

та захист від спотворення/ виправлення підписаного документу

не дає можливості особі, яка підписала документ, відмовитись від зобов'язань, що виникли в результаті підписання цього документу

Безпека використання ЕЦП



забезпечується

експертизою і сертифікацією в Департаменті спеціальних телекомунікаційних систем СБУ, яка гарантує неможливість злому та підробки ЕЦП.

Переваги ЕЦП

Юридич-на сила елект-ронних докумен-тів

Конфі-денційність

і безпека інформації

Можливість ведення електрон-ного документо-обігу з державни-ми структура-ми

Ведення ділових відносин на сучасному рівні

Удоскона-лення бізнес-процесів на підприєм-ствах

Електронний цифро-вий підпис

ТИП


«Електрон-ний цифровий підпис з повним набором даних перевірки»

ЗА УМОВИ


Використання надійних засобів електрон-ного цифрового підпису

Організація роботи з електронним документом

Технічне супроводження електронного документообігу

Контроль за станом захищеності інформації

Структурний підрозділ діловодства

Структурний підрозділ інформаційного забезпечення

Структурний підрозділ (фахівець) із захисту інформації

Порядок організації електронного документообігу

визначається 

інструкцією з діловодства установи

Інструкція

з

діловодства

вимоги щодо автоматизації в установі конкретних документаційних процесів, а також рівень їх автоматизації

технічні і програмні засоби, що функціонують в установі

вимоги нормативно-правових актів у сфері діловодства

безпосередній контроль за виконанням електронних документів

індивідуальні строки виконання певних видів електронних документів

вимоги до складення єдиної номенклатури справ

реквізити документів

Важливо:


Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.

Створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Оформлення електронних документів

за загальними правилами документування з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003»

ПЕРЕЛІК форматів даних електронних документів

текстові ЕД

фото- ЕД

аудіо-дані аудіо-візуаль-них ЕД

інкапсу-ляція даних аудіо-візуаль-них ЕД

відеодані аудіо-візуаль-них

ЕД

PDF/A-1 (*.pdf)

TIFF (*.tif)

FLAC (*.flac)

Matroska (*.mkv)

Реаліза-ція MPEG-4 AVC/H.264 у FFmpeg

ідентифікатор країни походження

ідентифікатор установи

дата електронного документа

реєстраційний індекс електронного документа

версія конвертування

розширення імені файла

Структура імені файла

ЕД

В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки «.» (крапка), «–» (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла

ПРИКЛАД



804-0000065672-20110429-62.0-11--03005-1-00.pdf

804-0000065672-20110429-62.0-11--03005-1-00.pdf

pdf - розширення імені файла

1 - позначення ДСК

03005 - порядковий номер електронного документа

11 - порядковий номер справи

20110429 - дата електронного документа

62.0 - індекс самостійного відділу

індекс підпорядкованого відділу (відсутній)

0000065672 - ідентифікатор установи

804 - ідентифікатор країни походження

Інформаційна автоматизована система (ІАС)


організаційно-технічна система, у якій реалізується технологія обробки інформації з використанням технічних і програмних засобів

ІАС установи



повинна забезпечувати

можливість створення документів з електронним та паперовим носіями інформації, їх опрацювання і користування ними

оперативне зберігання документів у тій системі, в якій вони були створені

ІАС установи

(вибір технології та реалізації процесів)

технічне завдання

на створення конкретної ІАС або її модернізації в установі

Організація проходження електронних документів та їх виконання

схема проходження електронних документів між підрозділами установи для всіх видів документів

схема проходження електронних документів

затверджується керівником установи

затверджується список посадових осіб, які мають отримати необхідні засоби електронного цифрового підпису для підписання документів та проставлення електронної печатки

положення про

установу та її структурні підрозділи

розподіл обов’язків між керівником установи

та його заступни-ками

посадові інструкції

номенкла-тура

справ


класифі-катор питань діяльності установи

схема проходження електронних документів

Служба діловодства установи

забезпечує зберігання в ІАС установи

разом з електронними документами

реквізитів, що виникають у процесі створення електронних документів, їх проходження та зберігання

метаданих електронних документів від часу створення електронних документів до їх знищення або передавання на зберігання до архіву установи

Реєстраційно - контрольна картка (РКК) електронного документа

об’єкт електронного документообігу, що містить всю інформацію про створення (одержання), проходження та зберігання електронного документа в установі

Служба діловодства установи

(вхідні електронні документи)

приймає


усі документи

здійснює технічну перевірку

створює електрон-не повідом-лення

про отримання/відхилення

забезпечує зберігання в ІАС

Служба діловодства установи

(вхідні електронні документи)

здійснює витягуван-ня

з вхідного XML-документа файлів

додає до РКК електронного документа відомості про посилання на файл XML-документа

в ІАС

здійснює доступ до електрон-ного документа виконавцю



відповідає за своєчасні відмітки в РКК

Служба діловодства установи

(організація проходження електронних документів )

узгоджує коригування проходжен-ня електрон-ного документа головному виконавцю

здійснює контроль за внесенням змін до проекту електронного документа головним виконавцем

вносить відповідні відмітки до РКК електронного документа

строк вико-нання доку-мента

зміни стро-ку вико-нання

посада особи, яка видала розпо-рядже-ння

Служба діловодства установи

(вихідні електронні документи)

опрацьовує і надсилає документ в день одержання від структурних підрозділів-виконавців або не пізніше наступного робочого дня

створює XML-документ для обміну електронними документами між установами

додає до РКК електронного документа відомості про посилання на всі вихідні XML-документи в ІАС установи

Служба діловодства установи

складає графік передавання справ на архівне зберігання, на підставі якого особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах, здійснюють передавання електронних справ

документи з паперовими

носіями інформації

документи

з

електрон-ними носіями інформації



Єдина номенкла-тура справ

(приміткаЕД)

включаються справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів

Номенклатура справ

окремі електронні справи «Електронні повідомлення про отримання/відхилення електронних документів»

Номенклатура справ



Акт

Про конвер-туван-ня

ЕД

Акт

Про знище-ння конве-ртова-них

ЕД

Акт

Про знище-ння відхи-лених вхідних ЕД

Акт

Про знище-ння відхи-лених вихід-них

ЕД

Акт

Про внесен-ня змін до XML-доку-ментів

Номенклатура справ



ЖУРНАЛ  реєстрації відхилених вхідних електронних документів

ЖУРНАЛ  реєстрації знищення відхилених вихідних  електронних документів

Строки зберігання



Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів держаної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5)

Відомчі (галузеві) переліки (за наявності)

Примірні номенклатури справ

Протокол експертної комісії установи (ЕК, ЕПК)

Впровадження електронної форми зведеної номенклатури справ

покладається на службу інформаційного забезпечення установи

Не дозволяється

створювати лише оригінали документів з паперовим носієм інформації, якщо у номенклатурі справ установи для цих видів документів зазначено, що вони створюються у формі електронних документів

Документи з відміткою «ЕД»

створюються у паперовій формі лише у випадках загальної тривалої неможливості використання комп’ютерної техніки

(у випадку настання форс-мажорних обставин)

Експертиза цінності електронних документів



одночасно

електронні документи

документи з паперовими носіями

Експертиза цінності електронних документів

перевірка зведення та відтворення всіх даних із ІАС

перевірка наявності електронних документів та правильності їх оформлення

перевірка відповідності паперових примірників електронних документів (електронних справ) документам, що містяться в електронних справах

За результатами експертизи цінності документів в установі складаються

опис справ постійного зберігання

опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

опис справ з кадрових питань (особового складу)

акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ

Акт

про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду



у графі «Примітка» напроти відповідного заголовка справи проставляється відмітка «ЕД».

Передавання справ до архіву установи

справи постійного зберігання

справи тривалого (понад 10 років) зберігання

справи з кадрових питань (особового складу)



Передавання справ до архіву установи

відбувається за допомогою ІАС

автома-тизоване робоче місце працівника архіву

Автоматизоване робоче місце працівника архіву

приймання на зберігання електронних документів від структурних підрозділів установи

передавання на постійне зберігання архівних електронних документів до державних архівних установ або архівних відділів міських рад



Автоматизоване робоче місце працівника архіву

персональна електронна обчислювальна машина

системне та прикладне програмне забезпечення

спеціалізоване прикладне програмне забезпечення

джерело безперебійного електричного живлення

у спеціальних приміщеннях, призначених для розміщення серверних кімнат

засоби обчислювальної техніки, що призначені для зберігання документів в електронній формі

Вимоги до умов зберігання електронних документів НАФ

ПОЛОЖЕННЯ про умови зберігання документів Національного архівного фонду,

затверджене наказом Міністерства юстиції України від 02.03.2015 № 296/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 р. за N 250/26695

ДЕРЖАВНІ АРХІВНІ УСТАНОВИ

АРХІВНІ ВІДДІЛИ МІСЬКИХ РАД



перевіряння роботи архівних підрозділів і служб діловодства установ з питання організації електронного документообігу

перевіряння відповідності нормативно-методичних документів, які діють в установі, вимогам законодавчих документів з організації електронного документообігу

встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації

додержання порядку підготовки документів до передавання на архівне зберігання

Дякуємо за увагу!



База даних захищена авторським правом ©vaglivo.org 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка