Підтримка Міністерства інфраструктури України у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України” Стартова Нарада Керівництво з процедур Проекту (кпп)



Скачати 42,02 Kb.
Дата конвертації07.03.2017
Розмір42,02 Kb.

Підтримка Міністерства інфраструктури України



у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

Стартова Нарада

Керівництво з процедур Проекту (КПП)

Київ, 13 грудня 2016



Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

Зміст

1 Мета

2 Інституційна організація

2.1 Учасники проекту

2.2 Суб’єкти проекту

3 Цикл підпроектів та процедури

4 Дані, політика передачі та архівування документів

5 Запитання та обговорення







Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

1 Мета

Мета Керівництва з процедур Проекту (КПП) – визначити систему політичних підходів, процесів, процедур та правил для ПМГТУ, як стосовно ПМГТУ та підпроектів, так і прав та обов’язків провідних учасників та органів ПМГТУ.

Розробка та дотримання КПП є одним з провідних компонентів для успішної реалізації ПМГТУ. Існування КПП, затвердженого МІК та ЄІБ, погодженого Керівним Комітетом є попередньою вимогою, передумовою першої вибірки за Угодою про фінансування.

КПП повинно визначати виконання як на рівні ПМГТУ, так і підпроектів, а Кінцеві Отримувачі зобов’зані дотримуватися відповідних положень КПП.

У випадку виникнення будь-якого конфлікту між Угодою про фінансування та КПП, перевага за положеннями Угоди про фінансування.





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2 Інституційна організація

2.1 Учасники проекту

2.1.1 Міністерство інфраструктури України (МІУ)

МІУ здійснює загальний контроль за реалізацією підпроектів у сфері міського транспорту, зокрема їх підготовку, нагляд, моніторинг та оцінку, а також аналіз результатів оцінки підпроектів.

МІУ призначає координатора проекту, який несе загальну відповідальність за ефективне та оптимальне впровадження Проекту. МІУ також призначає керівника проекту, який очолює ГУПП і разом з персоналом ГУПП надає допомогу у справі організації, нагляду та моніторингу підготовки та реалізації проекту у рамках ПМГТУ, включаючи своєчасне підписання документації, пов’язаної з підготовкою та реалізацією проекту та підпроектів.







Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2 Інституційна організація

2.1 Учасники проекту

2.1.2 Міністерство фінансів України (Мінфін)

Міністерство фінансів України (Мінфін) як центральна фінансова державна установа координує всі фінансові питання рамкового кредиту ЄІБ та опрацьовує запити на вибірку та платежі стосовно підпроектів.

Мінфін залучений до затвердження підпроектів стосовно кредитоспроможності Кінцевих Отримувачів.

2.1.3 Інші учасники

До розгляду підпроектів залучено й інших учасників на загальнодержавному рівні, серед яких центральні урядові установи (напр., Міністерство юстиції України, Міністерство екології та природних ресурсів), а також місцеві органи (міські ради, муніципальні компанії громадського транспорту та користувачі громадського транспорту), організації громадянського суспільства та незалежні експерти.







Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2 Інституційна організація

2.2 Органи самого Проекту

2.2.1. Керівний Комітет

Керівний комітет створюється з представників МІУ, Мінфіну, ГУПП та інших учасників, якщо це необхідно та погоджено МІУ та ЄІБ. Сфера відповідальності комітету була представлена вранці. Дозвольте нагадати, що КК повинен: ......

2.2.2 Група управління та підтримки проекту (ГУПП)

Група управління та підтримки проекту (ГУПП) виконує центральну функцію з управління та підтримки проекту. Власне вона повинна:

  • розробляти процедури для визначення, попереднього аналізу та відбору підпроектів, розробляти процедури (зразки для кожного типу підпроекту) для плану закупівлі та реалізації підпроектів;
  • оцінювати потреби підпроектів у технічній допомозі на етапах підготовки, закупівлі та реалізації;





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2 Інституційна організація

2.2 Органи самого проекту

2.2.2 Група управління та підтримки проекту (ГУПП) - продовження


  • допомагати ГВП з підготовкою детального робочого плану технічної допомоги, що дає можливість підготувати інвестиційно привабливі підпроекти, та подати їх на затвердження ЄІБ
  • аналізувати результати технічної допомоги та пропонувати корективні заходи, коли необхідно
  • підтримувати ГВП у процесі належної оцінки екологічного впливу та соціальної вигоди, а також гендерних положень відповідно до українського законодавства та Екологічних і соціальних стандартів ЄІБ (http://www.eib.org/attachments/strategies/environmental_and_social_overview_en.pdf);
  • допомагати ГВП з моніторингом/ відстеженням відповідності підпроектів кредитним умовам та вимогам про звітність.





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2 Інституційна організація

2.2 Органи самого проекту

2.2.2 Група управління та підтримки проекту (ГУПП) - продовження




  • Підтримувати ГВП у процесі закупівлі товарів, послуг та робіт
  • Проводити навчання на місцях та офіційні тренінги з питань закупівлі
  • Моніторинг/ звітність щодо визначення, відбору, підготовки та реалізації підпроектів
  • Створення механізму нагляду за проектуванням/ оптимізації витрат/ підвищення кваліфікації, зокрема з акцентом на отриманні цінності за гроші, якісному плануванні та енергоефективному проектуванні;
  • Підтримка ГВП у процесі моніторингу реалізації їх відповідних підпроектів.





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2 Інституційна організація

2.2 Органи самого проекту

2.2.3 ГВП

Кожний Кінцевий Отримувач (міська рада чи компанія міського транспорту) повинен створити ГВП для підпроекту, який відповідає умовам фінансування ЄІБ.

Ці ГВП відповідатимуть за підготовку та реалізацію всіх заходів на рівні підпроекту, включаючи підготовку проектної документації, підготовку технічних умов та тендерних документів, контрактів на послуги, керівництво процесом закупівлі відповідно до настанов ЄІБ, фінансовий менеджмент, моніторинг фізичних робіт, вимог екологічної та соціальної оцінки, моніторинг та оцінку та підготовку звітів про хід виконання робіт для підпроектів.

Стосовно цих завдань ГВП отримуватимуть підтримку від експертів ГУПП та ТД після попереднього затвердження ЄІБ.







Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2.2.3 ГВП (продовження)

ГВП відповідає за підготовку підпроектів від імені Кінцевого Отримувача. Підпроекти готуються за власні ресурси Кінцевого Отримувача та/або за підтримки Технічної допомоги (ТД). У випадку потреби в технічній допомозі, Кінцевий Отримувач має подати до ГУПП запит на технічну допомогу. ГУПП проаналізує всі запити на ТД, погодить їх та передасть на затвердження в ЄІБ.

Загалом підготовчий етап підпроекту складається з наступних етапів:

  • Підготовка техніко-економічного обґрунтування, яка має включати як мінімум аналіз попиту, аналіз варіантів, розробку проектних концепцій, кошториси, аналіз економічної ефективності та
  • Фінансовий аналіз; фінансовий аналіз повинен включати прогнозоване зростання тарифу та фінансову компенсацію, яка повинна бути надана Містом транспортній компанії для обслуговування виплати кредиту та на експлуатаційні видатки компанії.





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2.2.3 ГВП (продовження)
  • плани реалізації підпроекту та закупівлі

  • Всі процедури та контракти з закупівлі, пов’язані з окремими підпроектами у рамках ПМГТУ, будуть представлені в плані закупівлі, який готується ГВП та подається до ГУПП для кожного відповідного підпроекту.

    Плани закупівлі передаються до ЄІБ для аналізу та затвердження (тобто погодження).

    Де доцільно, повинні бути також підготовані оцінки екологічного та соціального впливів (ОВНСС) та інші відповідні дослідження. Наприклад, Кінцевий Отримувач повинен виконати Оцінку впливу на навколишнє середовище (ОВНС) для підпроектів, вибраних у рамках ПМГТУ, якщо вони щось додають до існуючої екологічної ситуації (наприклад, подовження трамвайних ліній, будівництво нових депо, станцій) відповідно до міжнародних конвенцій, підписантом яких є Україна, та принципів Директиви 2001/42/ЄС.






Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2.2.3 ГВП (продовження)

Підпроекти, які пройшли підготовчий етап, повинні бути затверджені Керівним комітетом ПМГТУ та ЄІБ для підписання Угоди про передачу кредитних коштів. Угода про передачу кредитних коштів підписується 5 сторонами: Кінцевий отримувач, ініціатор проекту, МІУ, Мінфін або інші, як погоджено ЄІБ.



Реалізація підпроектів

Нижче представлено основні задачі ГВП на етапі реалізації підпроекту:


  • Адміністрування підпроектом;
  • Підготовка технічного завдання на тендери на консультаційні послуги;
  • Підготовка або нагляд за підготовкою тендерної документації на роботи та поставки;
  • Надання відповідей та технічних пояснень під час тендерного періоду;





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

2.2.3 ГВП (продовження)


  • Організація виїздів на місця та роз’яснювальних нарад з учасниками тендеру
  • Організація оцінки тендерних пропозицій та присудження контракту
  • Виконання заходів публічності
  • Для контрактів на роботи, забезпечення повної відповідності якості будівельних робіт передовим стандартам будівництва та запису поступу у виконанні будівельних робіт в журналах будівельних майданчиків
  • Фінансовий менеджмент
  • Бухгалтерський менеджмент
  • Звітність у відповідності до діючих нормативних документів і контрактів
  • Архівування записів всіх документів та обміну повідомленнями та підтримка аудитів
  • Участь в усіх регулярних щотижневих і щомісячних нарадах
  • Моніторинг та звітність про хід виконання підпроекту





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

3 Цикл підпроекту

3.1 Постанова № 70 Кабінету Міністрів України

Цикл підпроекту повинен також відповідати Постанові № 70 Кабінету Міністрів України «Про порядок підготовки, реалізації, проведення моніторингу та завершення реалізації проектів економічного і соціального розвитку України, що підтримуються міжнароднимифінансовими організаціями». Нижче подано 6 основних кроків циклу проекту у рамках ПМГТУ:







Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

3 Цикл підпроекту





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

3 Цикл підпроекту

У випадку робіт





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

3 Цикл підпроекту

3.2 Відповідність підпроектів

  • Кожний відповідний критеріям Підпроект загальною інвестиційною вартістю нижче 25 млн євро вибирається Позичальником та підлягає підтвердженню своєї відповідності Банком по факту. Позичальник подає Запит на виділення коштів у формі, визначеній КПП.
  • Кожний відповідний критеріям Підпроект загальною інвестиційною вартістю 25 млн євро і більше, але менше 50 млн євро подається попередньо до Банку на затвердження до вибірки кредиту Позичальником у формі, визначеній КПП. Банк має право звернутися до Позичальника за наданням додаткової інформації. Банк, у разі необхідності, може провести часткову або повну оцінку Підпроекту.
  • Кожний відповідний критеріям Підпроект загальною інвестиційною вартістю 50 млн євро або вище розглядається як окремий кредит і оцінюється Банком індивідуально. Такі Підпроекти підлягають затвердженню Банком до вибірки кредиту Позичальником. Позичальник повинен надати документацію, яку Банк може зажадати на свій розсуд. Підпроект, який вимагає індивідуальної оцінки, може підпадати під дію додаткових умов, які повинні бути узгоджені з Позичальником і, якщо це важливо, відповідним Кінцевим Отримувачем.





Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”





4 Дані, політика передачі та архівування документів

4.1 Загальне

Вся стратегічно важлива кореспонденція з ПМГТУ від імені МІУ повинна візуватися Координатором проекту або Керівником проекту і від імені кожної ГВП відповідним начальником ГВП/ Керівником підпроекту.



Всі вхідні документи у рамках ПМГТУ повинні обов’язково реєструватися. Реєстрація виконується канцелярією або призначеним працівником МІУ, ГУПП або ГВП шляхом присвоєння вхідного довідкового номеру та внесення відповідного запису в реєстри вхідної документації.

Вхідний документ передається адресату. Копія такого документу зберігається в окремій папці, призначеній для цього виду документації.

Якщо неможливо визначити працівника, якому адресований вхідний документ, він передається на розгляд Керівнику проекту, а у випадку ГВП – Керівнику підпроекту, для подальшого рішення та дії.

Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”





4 Дані, політика передачі та архівування документів

Всі вихідні документи повинні реєструватися в спеціальному журналі і отримувати відповідний довідковий номер в канцелярії ГУПП або ГВП. У випадку, якщо додаток занадто великий з точки зору кількості сторінок, зазначається посилання на місцезнаходження паперового носія.

4.2 Мова

Документи, підтвердження, повідомлення та доповідні, які подаються або розробляються учасниками ПМГТУ для ЄІБ, подаються англійською мовою, а якщо оригінальною мовою документу не є англійська, документ подається в Банк мовою оригіналу разом з перекладом англійською мовою. Банк може подати запит щодо завіреного англійського перекладу.



Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”





4 Дані, політика передачі та архівування документів

4.3 Політика електронних копій

Кореспонденція стосовно проекту повинна, наскільки це можливо, здійснюватися електронною поштою. Електронна кореспонденція у рамках ПМГТУ вважається офіціальною, як і обмін офіціальними паперовими листами, які надсилаються поштою.

Все офіційне листування повинно здійснюватися з однієї електронної адреси/ акаунту (напр., електронна адреса офісу ГУПП / Керівника Проекту ГУПП в МІУ), а електронні адреси інших працівників, у разі необхідності, ставляться в копію (СС).

З цією метою кожна ГВП створює та використовує одну загальну електронну адресу або для цього використовується вже існуюча електронна адреса. Акаунт електронної пошти не повинен мати обмежень щодо кількості адресантів в одному листі або об’ємів для приєднаних файлів.



Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”





4 Дані, політика передачі та архівування документів

4.3 Політика електронної копії

При листуванні з ЄІБ кожна така кореспонденція повинна містити в копії Керівника проекту ГУПП, а якщо лист стосується закупівлі – в копії має бути додатково Спеціаліст ГУПП з закупівель, якщо лист стосується фінансових питань, в копії повинен також бути Спеціаліст ГУПП з фінансового менеджменту і т.д.

При відповіді на листи з ЄІБ або інші вхідні електронні листи, відповідь направляється відправнику листа, а копія відповіді повинна бути надіслана всім працівникам, які зазначено в копії початкового листа.

Всі дані в електронній формі повинні зберігатися на окремому сервері ГУПП, де щотижнево створюється резервна копія.



4.4 Політика паперових копій, ведення документації та архівування

Координатор Проекту ГУПП та керівник ГВП відповідають за створення та дотримання процедур ведення документації та архівування.



Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”





4 Дані, політика передачі та архівування документів

Паралельно з електронною кореспонденцією дозволений обмін паперовими документами, який вважається офіційним.

Базові вимоги до документопотоків:

  • Всі документи повинні зберігатися у паперових копіях у папках/ файлах. До передачі документації на зберігання документи повинні бути скріплені, щоб запобігти втраті їх окремих частин
  • Документи зберігаються за категоріями/ операціями/ діями, яких вони стосуються. Іншими словами, документи, які стосуються однієї операції, мають бути в одній папці.
  • Документи відділяються, якщо вони стосуються різних дій, але зберігаються в одному файлі. Це дозволяє оперативно переконатися, що всі документи, які стосуються однієї дії, на місці, а також додати нові документи, якщо в цьому виникає потреба.
  • Якщо один і той самий документ стосується різних дій, він копіюється і його копії зберігаються разом з іншими документами за відповідними діями.

Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”





4 Дані, політика передачі та архівування документів

Якщо документ (через його розмір) неможливо розмістити у відповідному файлі, у відповідне місце в папці кладуть аркуш паперу із зазначенням місцезнаходження оригінальних документів.

Термін зберігання документів визначається діючим законодавством та внутрішніми процедурними правилами МІУ або правилами відповідної ГВП, але він не може бути меншим за період реалізації ПМГТУ.

Робочі документи не можна виносити з офісу без дозволу Координатора Проекту або Керівника Проекту ГУПП, а у випадку ГВП – без дозволу Директора або Начальника ГВП.



Всі чернетки або непридатні документи повинні знищуватися за допомогою шредера.

Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”







4 Дані, політика передачі та архівування документів

Тема електронного повідомлення та Політика посилань у рамках Проекту
  • У кожному повідомленні рядок ТЕМИ не може залишатися порожнім і повинен прописуватися англійською мовою у наступному форматі:
  • UPTP: name of city: bidding title: tender’s ref. #: estimated cost: action required - (ПМГТУ, назва міста, назва торгів, № тендеру, прогнозована вартість, необхідна дія) або UPTP: name of city: regarding: action required – (ПМГТУ, назва міста, стосовно необхідна дія)
  • Найменування тендеру та його номер можна знайти у затвердженому Плані закупівель. Щодо «необхідної дії», повинен бути стислий опис дії, яка вимагається від отримувача, наприклад запит на погодження або аналіз тендерної документації, звітів про оцінку тендерних пропозицій або Планів закупівлі.

Запитання та обговорення

Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”

ДЯКУЮ

Підтримка Міністерства інфраструктури України

у рамках Проекту рамкової кредитної угоди для міського громадського транспорту України”


База даних захищена авторським правом ©vaglivo.org 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка