Правила оформлення тексту документа. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь; Документ це



Скачати 21,24 Kb.
Дата конвертації07.04.2017
Розмір21,24 Kb.

ДОКУМЕНТ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

  • Поняття про документ.
  • Структура документа.
  • Правила оформлення тексту документа.

Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

  • Документ – це:
  • Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;
  • Письмове свідоцтво, що підтверджує особу;
  • Письмовий твір, грамота, рисунок тощо як свідчення про щось історичне, важливе;
  • Форматований паперовий носій даних.

матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

  • Документ – це:
  • матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій.

  • Оформлення документа – це
  • надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій.
  • Це його зовнішня і внутрішня структури.

Внутрішня структура документа

  • Структура документа
  • Внутрішня структура документа
  • це його внутрішня будова, набір взаємопов’язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію.
  • Вона об’єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному.
  • Зовнішня структура документа (конструкція)
  • це його зовнішня форма, яка дозволяє ідентифікувати його як вид документа. Мета - надання документу такої форми, яка викликала б у споживача бажання читати, шукати ту чи іншу потрібну інформацію.

За походженням :

  • Класифікація документів
  • За походженням :
  • службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
  • особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

За місцем виникнення:

  • Класифікація документів
  • За місцем виникнення:
  • внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
  • зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

За призначенням:

  • Класифікація документів
  • За призначенням:
  • організаційні,
  • розпорядчі,
  • довідково-інформаційні,
  • обліково-фінансові,
  • господарсько-договірні,
  • щодо особового складу

За формою:

  • Класифікація документів
  • За формою:
  • стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
  • індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

За строками виконання:

  • Класифікація документів
  • За строками виконання:
  • звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;
  • термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма).
  • дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;

За стадіями створення:

  • Класифікація документів
  • За стадіями створення:
  • оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
  • копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;
  • за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг;
  • якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

Штамп – це сукупність постійних реквізитів, відтворених як єдиний блок

  • Основні категорії діловодства:
  • Штамп – це сукупність постійних реквізитів, відтворених як єдиний блок

Реквізит – основний компонент документа.

  • Основні категорії діловодства:
  • Реквізит – основний компонент документа.
  • Формуляр – сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку.
  • Бланк – це друкована стандартна форма документа з постійними реквізитами.
  • Бланк митної декларації

головний елемент документа, який складається з логічних елементів: вступ, доказ, закінчення.

  • Текст
  • головний елемент документа, який складається з логічних елементів: вступ, доказ, закінчення.
  • У вступі адресат готується до сприйняття теми (обґрунтовуються причини укладання документа, історія питання та ін.)
  • У доказі розкривається суть питання.
  • У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ.

це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового паперу.

  • Рубрикація
  • це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового паперу.
  • Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

  • Абзац
  • це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
  • Середня довжина абзацу має бути 4 — 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення.
  • Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.

Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…; інститут просить … Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

  • Вимоги до тексту документа
  • Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…; інститут просить … Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;
  • Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів;
  • Використовувати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що…; у порядку обміну досвідом…;
  • Дієприслівникові та дієприкметникові звороти вживати на початку речення: враховуючи,…, беручи до уваги…;
  • Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення – перед означуваним словом, додатки після опорного слова; вставні слова – на початку речення).

Щоб не виявити гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує…;

  • Вимоги до тексту документа
  • Щоб не виявити гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує…;
  • Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…;
  • У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую…, пропоную;
  • Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., напр., км;
  • Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний і т.д.

Пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків.

  • Заголовок
  • Пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків.
  • Не бажано у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків. У документах заголовок пишеться з малої літери, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.
  • Крапка після заголовка не ставиться.

ПОЛОЖЕННЯ

  • ПОЛОЖЕННЯ
  • про Раду з питань мовної політики
  • або
  • Про внесення доповнень до Положення....
  • ПОСТАНОВА

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр.

  • Нумерація
  • Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр.
  • Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності.
  • Нумерація
  • Комбінована
  • Нова
  • А. Б. В.
  • Розділ І
  • 1
  • I. II. III.
  • Частина 1
  • 1.1
  • 1. 2. 3.
  • Частина 2
  • 1.2
  • 1); 2);
  • пункт 1
  • 1.2.1
  • а); б);
  • §1
  • 1.3
  • §2
  • 2

це додаткове пояснення до тексту.

  • Примітка
  • це додаткове пояснення до тексту.
  • Слово „Примітка” пишуть малими літерами від лівого поля. В кінці слова ставлять крапку (якщо одна примітка) або двокрапку (якщо декілька приміток).

це доповнення тексту довідковими матеріалами (довідки, таблиці, креслення, копії документів тощо).

  • Додаток
  • це доповнення тексту довідковими матеріалами (довідки, таблиці, креслення, копії документів тощо).
  • Оформлюють аналогічно примітці. В кінці слова „Додаток” завжди ставлять двокрапку.


База даних захищена авторським правом ©vaglivo.org 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка