Законом України «Про державну службу»



Скачати 39,14 Kb.
Дата конвертації08.04.2017
Розмір39,14 Kb.

Виникла складна ситуація? Ми підкажемо правильний вихід!

0 44 586 56 06

0 800 212 012 (callback)

peredplata@mcfr.ua

kadrovik01.com.ua

Облік персоналу в державній службі після набрання чинності 1 травня 2016 р. новим Законом України «Про державну службу»

від 10.12.2015 № 889-VII

Ольга Миколаївна ДОГАДІНА,

експерт MCFR: Кадри

Новий порядок ведення особових справ державних службовців

Наказ Нацдержслужби «Про затвердження Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців» від 22.03.2016 № 64 (зі змінами, внесеними наказами Нацдержслужби від 05.08.2016 № 157 та від 16.11.2016 № 243)



Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджений постановою КМУвід 25.05.1998 № 731, втратив чинність (постанова КМУ від 22.07.2016 № 465)

Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:
  • особова картка державного службовця;
  • текст Присяги держслужбовця, скріплений його підписом (для осіб, уперше прийнятих на держслужбу);
  • копія паспорта державного службовця;
  • копія облікової картки платника податків (окрім фізосіб, які через релігійні переконання відмовилися від його прийняття та мають відповідну відмітку у паспорті);
  • копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
  • копія трудової книжки (за наявності);
  • копія військового квитка (за наявності);
  • копії документів про надані пільги (за наявності);
  • довідка (або її копія) про результати проведення спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII;
  • довідка (або її завірена копія) про результати проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» від 16.09.2014 № 1682-VII;
  • копія акта про призначення на посаду;
  • витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;
  • копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);
  • погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців.

Первісна редакція порядку передбачала, що в особовій справі мають бути:
  • довідка встановленої форми про наявність допуску до державної таємниці (для відповідних посад);
  • декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру (наказ від 16.11.2016 № 243);
  • ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України "Про державну службу", пов’язаними з призначенням на посаду державної служби та її проходженням;
  • ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України "Про запобігання корупції";
  • ознайомлення із правилами етичної поведінки державних службовців;
  • ознайомлення із правилами внутрішнього службового розпорядку та іншими локальними актами державного органу;
  • згода на обробку персональних даних (наказ від 05.08.2016 № 157).

  • Після змін ці документи вилучено з переліку документів особової справи державного службовця

До особової справи у хронологічному порядку додаються:
  • копії актів про зміни анкетних даних;
  • копії документів про підвищення рівня професійної компетентності;
  • біографічна довідка (за необхідності);
  • матеріали оцінювання результатів службової діяльності;
  • дисциплінарна справа.

Копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів додаються до особової справи за необхідності.

Ця інформація зазначається в особовій картці державного службовця

п. 4 розд. ІІ Порядку № 64

До особової справи не обов’язково додавати:

  • заяву про переведення на іншу посаду в межах одного державного органу;
  • копію наказу (розпорядження) про переведення на іншу посаду;
  • копію наказу (розпорядження), копії указів, розпоряджень, постанов про присвоєння рангу державного службовця та заохочення.

  • Порядок № 64 не передбачає долучення до особових справ заяви та копії наказу (розпорядження) про звільнення державного службовця, хоча це і доцільно.

№ з/п

Назва документа

Кiлькiсть аркушiв

№ сторінки

Примітки

1

2

3

4

5

ОПИС  документів особової справи державного службовця № ______

_________________________________________________  (прізвище, ім’я, по батькові)



ЖУРНАЛ

обліку особових справ державних службовців

№ з/п

Номер особової справи державного службовця

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця

Дата початку ведення особової справи державного службовця

Дата закінчення ведення особової справи державного службовця

Примітки

1

2

3

4

5

6













Систематизація особових справ
  • в алфавітному порядку;
  • за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису;
  • за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі обліку особових справ держслужбовців

Зберігання особових справ

Особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом.

Особові справи державних службовців зберігаються в металевих шафах або сейфах

Особові справи державних службовців, які проходять державну службу, мають зберігатись окремо від особових справ державних службовців, які припинили державну службу



Нова форма особової картки державного службовця

Наказ Нацдержслужби «Про затвердження форми Особової картки державного службовця та Інструкції щодо її заповнення» від 05.08.2016 № 156

Наказ Міністерства статистики України

«Про затвердження форми первинного обліку № П-2ДС та Інструкції по її заповненню» від 26.12.1995 № 343 втратив чинність (наказ Держстату від 26.08.2016 № 154)

Особові картки заповнюють українською мовою, без скорочень і виправлень. Дані наводять у називному відмінку



Претендент на посаду
  • «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)»;
  • Прізвище, ім’я, по батькові, дату та місце народження (паспорт);
  • Адреса фактичного проживання та адреса місця реєстрації (поштовий індекс, область, місто, район, село (селище), вулиця, корпус, номер будинку, квартири);
  • Громадянство (назва країни, громадянином якої є претендент на посаду);

  • Державним службовцем може бути лише громадянин України (ч. 2 ст. 1 та ч. 1 ст. 19 Закону № 889)
  • Освіта (дані з документа про освіту );
  • Про наявність пільг (пільги та документи, що їх посвідчують (серії, номери, ким та коли видані);
  • Відомості про військовий облік (військовий квиток)




  • Сімейний стан та склад сім’ї («одружений», «неодружений», «заміжня», «незаміжня», «розлучений», «розлучена», «вдова», «вдівець». Зазначають членів сім’ї та дати їх народження (число, місяць, рік);

  • Членами сім’ї є особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки
  • Володіння іноземними мовами (якими) (реквізити документа (диплома, свідоцтва тощо), що засвідчує освіту (за наявності), рівень володіння мовою: «читаю та розмовляю вільно», «читаю та розмовляю зі словником»);
  • Депутат ради (повна назва ради, скликання, якщо претендент на посаду є депутатом ради)




  • Не є громадянином іншої держави (відомості про відсутність громадянства (підданства) іншої держави або інші відомості, якщо претендент на посаду є громадянином іншої держави)

  • На державну службу не може вступити особа, яка має громадянство іншої держави (п. 6 ч. 2 ст. 19 Закону № 889)
  • Про ознайомлення з вимогами й обмеженнями щодо прийняття та проходження держслужби відповідно до Законів України «Про державну службу», «Про запобігання корупції» та «Про захист персональних даних», Правилами етичної поведінки державних службовців («ознайомлений(а) та зобов’язуюсь їх дотримуватись»);
  • Правила внутрішнього службового розпорядку («ознайомлений(а) та зобов’язуюсь їх дотримуватись»)

За бажанням держслужбовець може зазначити у відповідному пункті Особової картки будь-які інші відомості щодо свого професійного досвіду та кваліфікації

Автобіографія

Викладають особисто, у довільній формі, з дотриманням хронологічної послідовності (від народження до дати написання). Зазначають прізвище, ім’я та по батькові, дату й місце народження, навчання, трудову і громадську діяльність.

Відзначають, чи притягувалися до кримінальної відповідальності претендент на посаду, члени його сім’ї або найближчі родичі. Якщо так — чи погашено (знято) судимість і коли.

Докладні дані про роботу, виконувану з початку трудової діяльності, наводять у пункті 31



Інформація, яку зазначає служба управління персоналом
  • рядок «Код за ЄДРПОУ підприємства (установи, організації)»;
  • реквізити акта про призначення на посаду — дата, номер, назва виду документа (указ, постанова, наказ, розпорядження, залежно від категорії посади);
  • дата й місце (найменування державного органу) складення Присяги державного службовця;
  • ранг державного службовця (на дату призначення на посаду)
  • Стаж (загальний стаж роботи та стаж держслужби (на дату призначення на посаду) — у роках, місяцях, днях);
  • Проходження державної служби (дата, назва посади, категорія (ранг), процедура зайняття посади — «конкурс», «рішення керівника державної служби», підстава);
  • Підвищення рівня професійної компетентності (записи у дипломі, свідоцтві — найменування навчального закладу, строк навчання, програма чи тематика професійного навчання (стажування), реквізити (номер, дата) диплома, посвідчення).

  • У разі стажування вказують посаду, на якій пройдено стажування


  • Відрядження (пункт «Службові відрядження (за кордон)» — дані про місце (населений пункт, країна — у разі перебування в іншій країні), строк і підстави відряджень);
  • Відпустки (вид відпустки, за який період надано, дати початку та закінчення, підставу надання відпустки;
  • Заохочення (види та підстави заохочень — оголошення подяки, нагородження грамотою, почесною грамотою, іншими відзнаками державного органу, дострокове присвоєння рангу, відзначення урядовими нагородами);
  • Дисциплінарна відповідальність («Вид дисциплінарного проступку» (ч. 2 ст. 65 Закону № 889), «Вид дисциплінарного стягнення» (ст. 66 Закону № 889));
  • Дата та підстава звільнення з посади державної служби (норми Закону № 889 та/або Кодексу законів про працю України)

Види дисциплінарних проступків:
  • порушення Присяги державного службовця;
  • порушення правил етичної поведінки державних службовців;
  • вияв неповаги до держави, державних символів України, Українського народу;
  • дії, що шкодять авторитету державної служби;
  • невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків, актів органів державної влади, наказів (розпоряджень) та доручень керівників, прийнятих у межах їхніх повноважень;
  • недотримання правил внутрішнього службового розпорядку;
  • перевищення службових повноважень, якщо воно не містить складу злочину або адміністративного правопорушення;
  • невиконання вимог щодо політичної неупередженості державного службовця;
  • використання повноважень в особистих (приватних) інтересах або в неправомірних особистих інтересах інших осіб;
  • подання під час вступу на державну службу недостовірної інформації про обставини, що перешкоджають реалізації права на державну службу, а також неподання необхідної інформації про такі обставини, що виникли під час проходження служби;
  • неповідомлення керівнику державної служби про виникнення відносин прямої підпорядкованості між державним службовцем та близькими особами у 15-денний строк з дня їх виникнення;
  • прогул державного службовця (у т. ч. відсутність на службі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин;
  • поява держслужбовця на службі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп’яніння;
  • прийняття державним службовцем необґрунтованого рішення, що спричинило порушення цілісності державного або комунального майна, незаконне їх використання або інше заподіяння шкоди державному чи комунальному майну, якщо такі дії не містять складу злочину або адміністративного правопорушення

  • Ст. 65 Закону № 889





Види дисциплінарних стягнень:


  • зауваження;
  • догана;
  • попередження про неповну службову відповідність;
  • звільнення з державної служби

  • Ст. 66 Закону № 889

План дій:
  • розділяємо особові справи на особові справи державних службовців та особові справи працівників, що припинили державну службу (наприклад, якщо їх посади віднесено до посад працівників, які виконують функції з обслуговування), — надалі вони мають зберігатися окремо;
  • організовуємо заповнення Особових карток за новою формою;
  • переглядаємо склад особових справ — вилучаємо й додаємо документи згідно з вимогами Порядку № 64;
  • нумеруємо аркуші особових справ;
  • складаємо описи документів особових справ державних службовців;
  • оформляємо Журнал обліку особових справ державних службовців за новою формою, впровадженою Порядком № 64;
  • встановлюємо металеву шафу або сейф для зберігання особових справ

Запитання

Чи потрібно переписувати особові картки державних службовців, особові справи яких сформовано до 01.05.2016?



Відповідь

Особова картка державного службовця нової форми суттєво відрізняється від попередньої форми № П-2ДС. До того ж, Порядком № 64 передбачено, що одним з документів, з яких формується особова справа державного службовця, є особова картка державного службовця встановленого зразка, а форма № П-2ДС — втратила чинність.

Тож служби управління персоналом мають актуалізувати особові справи державних службовців та забезпечити заповнення Особових карток за новою формою.

Особові картки за формою № П-2ДС рекомендуємо вилучити з особових справ та сформувати в окрему справу, яку зберігати в службі управління персоналом.



Запитання

Яку форму особової картки повинні заповнювати працівники, які виконують функції з обслуговування

та керівники комунальних підприємств району?

Відповідь

Для працівників, на яких не поширюється дія Закону України «Про державну службу» (у т. ч. керівників підприємств комунальної власності), документом первинного обліку персоналу є особова картка працівника (типова форма № П-2 ), форму якої затверджено наказом Держкомстату та Міноборони України від 25.12.2009 № 495/656. Особові картки працівників (заповнює працівник служби управління персоналом) зберігають окремо від особових справ.

До особової справи працівника включається особовий листок з обліку кадрів (заповнює працівник)

Особові справи в обов’язковому порядку ведуть на керівників організацій, службовців, професіоналів, фахівців і працівників-сумісників (ст. 493, 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012№ 578/5).

Склад та порядок формування особових справ працівників, що не є державними служовцями, визначаємо за пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в організації, документи групують

у хронологічному порядку в міру їх поповнення.



Склад документів особової справи:
  • внутрішній опис документів справи;
  • заява про прийняття на роботу або трудовий договір у письмовій формі або контракт (оригінал заяви, другий примірник трудового договору, контракту);
  • направлення на роботу (молодого спеціаліста, від служби зайнятості тощо) або подання (якщо призначення на посаду здійснює орган управління вищого рівня);
  • особовий листок з обліку кадрів;
  • автобіографія;
  • копії документів про освіту (у т. ч. підвищення кваліфікації, перепідготовку);
  • копії особистих документів (у т. ч. тих, що підтверджують право на пільги та компенсації);
  • копії наказів, розпоряджень)про призначення, переведення на посаду, звільнення (або витяги зі зведених наказів чи розпоряджень з кадрових питань);
  • доповнення до особового листка з обліку кадрів;
  • довідки, характеристики, інші документи.

Запитання

Чи можна в наказі про прийняття на роботу

(призначення на посаду) вказувати про оплату праці

— «згідно зі штатним розписом»?



Відповідь

Ні.


У разі призначення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу, розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат

(п. 7 гл. 9 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5)

Запитання

На яку дату потрібно зазначати загальний стаж

роботи та стаж державної служби. Як обраховувати загальний стаж, якщо до відома береться страховий?

Відповідь

В особовій картці державного службовця загальний стаж роботи, як і стаж державної служби, зазначається на дату призначення на посаду.

Інструкція щодо заповнення Особової картки державного службовця не містить жодних рекомендацій щодо заповнення пункту «Загальний стаж роботи». Рекомендуємо у цьому пункті вказувати страховий стаж для оплати тимчасової непрацездатності, оскільки саме цей стаж використовується в подальшій роботі

Запитання

Який ранг державного службовця потрібно

вказувати в особовій картці державного службовця, призначеного в державний орган до 01.05.2016?

Відповідь

При заповненні пункту 21 “Ранг державного службовця” необхідно зазначати ранг на дату призначення на посаду. Тобто в особовій картці державного службовця, призначеного на посаду державної служби до 01.05.2017, зазначаємо ранг, присвоєний відповідно до Закону України “Про державну службу”, чинного на дату призначення



Запитання

Чи можна форматувати форму особової картки?



Відповідь

Так, оскільки вимог до виготовлення особової картки державного службовця не встановлено.

Перед виготовленням особової картки за допомогою пристроїв для друку (принтерів) доцільно збільшити кількість рядків у розділах, в які служба управління персоналом вносить інформацію найчастіше (наприклад, розділ 26 «Відпустки»)

Запитання

Чи можна вести облік відпусток в окремому журналі

або картці, не заповнюючи відповідний розділ у

особовій картці?



Відповідь

Ні, не можна, оскільки ведення обліку відпусток в особовій картці державного службовця передбачено не лише формою особової картки, п. 4 розд. ІІ Порядку № 64, а й

ч. 1 ст. 37 Закону України «Про державну службу»

Запитання

Чи повинні бути в особовій справі державних

службовців будь-які відомості стосовно подання ним декларації особи, уповноваженої на виконання функцій держави, якщо так, то в якому вигляді?

Відповідь

Ні, наявність такого документу в особовій справі державного службовця не передбачена Порядком № 64



Дякую за увагу!


База даних захищена авторським правом ©vaglivo.org 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка