Затверджено наказ Державної судової адміністрації України від 23. 03. 2011 р. №73 інструкція з діловодства в Державній судовій адміністрації України



Сторінка1/6
Дата конвертації25.12.2016
Розмір0,95 Mb.
  1   2   3   4   5   6

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державної судової адміністрації України від 23.03.2011 р. № 73




ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Державній судовій адміністрації України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в Державній судовій адміністрації України (далі – Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Державної судовій адміністрації України (далі – ДСА) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення.

Інструкція визначає також порядок здійснення контролю за опрацюванням документів, виконання копіювальних робіт та вирішує інші питання організації діловодства в ДСА.

1.2. Відповідальність за організацію діловодства в ДСА покладається на Голову ДСА.

Персональна відповідальність за організацію діловодства та додержання вимог Інструкції в структурних підрозділах ДСА покладається на їх керівників.

1.3. Діловодство в ДСА ведеться державною мовою.

1.4. Вимоги Інструкції поширюються на роботу з усіма видами документів, за винятком таємних, документів з грифом “Для службового користування”, звернень громадян та порядку архівування робота з якими регламентується спеціальними інструкціями.

1.5. Методичне забезпечення виконання Інструкції та контроль за додержанням її вимог покладаються на управління організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України (далі управління ОЗД ДСА).

1.6. Діловодство в ДСА здійснюється за допомогою комп'ютеризованої системи “Діловодство”, яка призначена для реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, пошуку, контролю за додержанням строків опрацювання документів, підготовки їх до передачі на архівне зберігання, статистичної обробки інформації про документообіг та забезпечення оптимізації діловодства (далі – комп’ютерна система).

2. Опрацювання нормативно-правових документів

2.1. Підготовка й подання проектів законів України, проектів актів Президента, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України здійснюється згідно з чинним законодавством.

2.2. Голова ДСА у межах своїх повноважень та на виконання актів законодавства видає накази.

2.3. Підготовка проектів наказів, їх узгодження з іншими структурними підрозділами й керівництвом ДСА повинно здійснюватися виключно працівниками ДСА.

2.4. Зміст проекту наказу не повинен суперечити раніше виданим з цього питання розпорядчим документам, інакше дія попереднього розпорядчого документа повинна бути призупинена або визнана такою, що втратила чинність.

2.5. Текст проекту наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить в собі такі елементи:

вступ (коротке введення в суть питання, що розглядається із зазначенням причин, що призвели до видання наказу чи розпорядження);

доведення (перераховуються головні факти, події, пояснення, міркування, з посиланням на законодавчі акти й інші матеріали);

висновок (формулювання мети видання наказу чи розпорядження).

У наказах що видаються на виконання розпоряджень вищих органів влади, констатуюча частина може бути відсутньою. Замість неї дається посилання на дату й номер цього розпорядження розпорядча частина наказу позначається словом “Наказую”, розпорядча – “Зобов’язую” або “Доручаю” і складається з пунктів, кожний з яких визначає дію, термін виконання, відповідального за виконання.

Встановлені терміни повинні бути достатніми для якісного виконання

2.6. В останньому пункті розпорядчої частини визначають особу, якій доручено контроль за виконанням всього розпорядчого документа. Контроль за виконанням наказів Голова ДСА залишає за собою або покладає на першого заступника, заступника Голови, згідно з розподілом обов’язків.

2.7. До наказу додається лист погодження (додаток 7), надрукований на звороті останньої сторінки.

2.8. На лицьовому боці наказу має бути пункт-вказівка щодо розсилки Управлінням ОЗД ДСА копій розпорядчого документа. Копії доводяться до всіх виконавців, зазначених в наказі.

2.9. Проект наказу завізований виконавцем, вичитаний, завізований керівником структурного підрозділу, який його готував, погоджується з посадовими особами в такій послідовності:

з керівниками структурних підрозділів, які є співвиконавцями доручення;

з начальником відділу проходження державної служби працівників державної судової адміністрації управління ОЗД ДСА (якщо в розпорядчому документі є доручення, пов’язані з кадровими питаннями);

з начальником юридичного управління;

з начальником управління ОЗД ДСА;

з заступником Голови ДСА (за яким закріплене юридичне управління);

з першим Заступником Голови ДСА (якщо наказ стосується сфери його обов’язків).

Проекти наказів з кадрових питань опрацьовуються у структурних підрозділах протягом одного робочого дня, а інші проекти наказів протягом трьох робочих днів. У разі необхідності вказані терміни можуть бути продовжені Головою ДСА.

2.10. У випадку, коли посадова особа не погоджується з проектом наказу чи окремими його пунктами, в листку погодження ставиться відповідна помітка (“не погоджуюсь”, “зауваження й пропозиції додаються” тощо) з підписом та датою. Зауваження та пропозиції оформлені на окремому аркуші обов’язково реєструються і доповідаються керівнику, який підписує цей проект.

2.11. Керівник структурного підрозділу, що готує проект наказу, несе відповідальність за зміст і своєчасність його підготовки, за узгодженість термінів виконання завдань наказу з датами його реєстрації.

2.12. Остаточно опрацьовані проекти наказів подаються на підпис Голові ДСА тільки через управління ОЗД ДСА або у виключних випадках – безпосередньо Голові ДСА, але обов’язково з візою начальника управління ОЗД або його заступника.

2.13. Підготовлений проект наказу разом з візами про погодження, у разі потреби пояснювальною запискою, іншими необхідними матеріалами передається на підпис Голові ДСА.

2.14. Підписаний Головою ДСА наказ разом із додатками до нього, довідкою про погодження, покажчиком розсилки та іншими матеріалами передається до управління ОЗД ДСА для реєстрації, оформлення та випуску.

Усі без виключення оригінали наказів зберігаються в управлінні ОЗД ДСА:

- з кадрових питань у відділі проходження державної служби працівників апарату судів та державної судової адміністрації;

- з основної діяльності - у відділі документального забезпечення та контролю.

- з адміністративно-господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників - у відділі проходження державної служби працівників державної судової адміністрації.

2.15. Накази реєструються в книзі реєстрації із зазначенням номера, дати підписання, повної назви акта, виконавців та співвиконавців. Нумерація здійснюється за роками. До порядкових номерів наказів з кадрових питань після знаку «/» ставиться літера «к», з питань про надання відпусток – літера «в», основної діяльності – порядковим номером без поміток і з адміністративно господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників – цифрами «06»

  1   2   3   4   5   6


База даних захищена авторським правом ©vaglivo.org 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка