Затверджено наказ Державної судової адміністрації України від 23. 03. 2011 р. №73 інструкція з діловодства в Державній судовій адміністрації України



Сторінка2/6
Дата конвертації25.12.2016
Розмір0,95 Mb.
1   2   3   4   5   6

3. Порядок роботи із вхідною службовою кореспонденцією

3.1. Службова кореспонденція, що надійшла до ДСА, приймається, розконвертовується і реєструється у відділі документального забезпечення та контролю Управління ОЗД ДСА.

3.2. Реєстрації підлягають документи, що мають відповідні реквізити: найменування або бланк із зазначенням назви установи чи організації, її місцезнаходження, посада особи, яка підписала документ, вихідний номер і дата, підпис або відбиток відповідної печатки, а також аналогічна кореспонденція, надіслана електронною поштою та факсом (подається на розгляд у копії).

Кореспонденція, надіслана на підтвердження документів, одержаних електронною поштою або факсом, додається до останніх.

3.3. При розкритті конвертів перевіряється наявність вкладених у них документів, відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документів або додатків до нього, невідповідність номерів документів номерам на конверті, складається акт у двох примірниках (додаток 1), один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у ДСА. На оригіналі документа робляться відповідні записи, після чого працівник управління ОЗД направляє вимогу про досилання відсутніх документів.

3.4. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі:

коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа;

коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті;

коли дата, поставлена на документі, відрізняється від дати на поштовому штампі конверта.

Конверти додаються обов’язково до листів з пропозиціями, заявами і скаргами громадян, повісток про виклик до суду, кореспонденції від правоохоронних органів, а також до копій: ухвал, постанов, рішень по судовим справам, позовних заяв, апеляційних, касаційних скарг, тощо.

3.5. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.6. Не підлягає реєстрації та обліку кореспонденція оперативного характеру, що містить тимчасову інформацію (додаток 2), а також кореспонденція, надіслана факсом, текст якої неможливо прочитати повністю через нечіткість відбитків.

3.7. Під час реєстрації документів перевіряються їх номери, кількість аркушів та примірників, наявність підписів, віз виконавців на документах, що готуються в ДСА, додатків, зазначених у супровідному листі, відповідність оформлення встановленим вимогам.

3.8. Кожному службовому документу під час реєстрації присвоюється номер, який складається з індексу кореспондента, порядкового реєстраційного номера та останніх двох цифр поточного року, наприклад: 10-24900/10.

3.9. На кожний вхідний службовий документ у відділі документального забезпечення та контролю заповнюється електронна реєстраційна картка встановленого зразка (додаток 3). Картка з підписом про одержання документа зберігається в обліково-довідковій картотеці відділу. Електронна реєстраційна картка зберігається в комп’ютерній системі.

Структурні підрозділи ДСА ведуть діловодство за допомогою комп’ютерної системи “Діловодство” в частині проходження, виконання і зберігання документа в підрозділі.

3.10. Службова кореспонденція розподіляється у відділі документального забезпечення та контролю у день її реєстрації і передається для попереднього розгляду таким чином:

акти законодавства, доручення Прем’єр-Міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в окремій папці доповідається начальником Управління ОЗД ДСА Голові ДСА;

інша службова кореспонденція та кореспонденція розглянута Головою ДСА відповідно до розподілу обов’язків доповідається першому заступнику чи заступнику Голови уповноваженою особою управління ОЗД ДСА;

службова кореспонденція після розгляду Голови, його першого заступника чи заступників, та кореспонденція адресована безпосередньо структурним підрозділам передається через управління ОЗД ДСА за призначенням після внесення резолюції в електронну систему;

службова кореспонденція, що надійшла на виконання контрольних доручень, передається відповідно до відділу документального забезпечення та контролю управління ОЗД ДСА для попереднього розгляду і доповіді Голові ДСА, а його заступникам передається особисто виконавцями.

Питання компетенції розгляду структурними підрозділами службової кореспонденції вирішується виключно Головою ДСА або його заступниками відповідно до розподілу обов’язків.



3.11. Кореспонденції з позначкою "Особисто", адресована Голові ДСА, першому заступнику та заступнику Голови обліковується у відділі документального забезпечення та контролю передається через начальника управління ОЗД ДСА для вручення адресату. Результати розгляду опрацьовується в порядку, встановленому цією Інструкцією.

3.12. Службова кореспонденція, отримана працівниками структурних підрозділів ДСА, підлягає обов’язковій реєстрації.

3.13. Передача службової кореспонденції, адресованої від одного структурного підрозділу ДСА до іншого, здійснюється виключно через відділ документального забезпечення та контролю.

3.14. Документ, роботу над яким завершено, з усіма матеріалами до нього залишається у справах структурного підрозділу ДСА, який його опрацьовував, за винятком документів, які зберігаються у відділі документального забезпечення та контролю (контрольні документи).

3.15. Документи, одержані до 17.00, реєструються та передаються за призначенням відділом документального забезпечення та контролю того ж дня, а одержані після 17.00 - наступного дня; у вихідні, святкові, неробочі дні — першого наступного робочого дня.

3.16. Кореспонденція після розгляду Головою ДСА та його заступниками передається до відділу документального забезпечення та контролю для внесення резолюцій до електронних реєстраційних карток та передачі відповідальним працівникам структурних підрозділів під розпис у реєстраційному журналі. У структурних підрозділах відповідальні працівники до електронних реєстраційних карток вносять повний текст резолюції керівника.



Оригінали документів з резолюцією Голови ДСА, першого заступника та заступника Голови передаються виконавцям, за винятком документів, що перебувають на контролі. Оригінали документів, які перебувають на контролі, залишаються у відділі документального забезпечення та контролю. Контрольні документи передаються виконавцям у копії.

3.17. Кореспонденція тиражується відділом документального забезпечення та контролю відповідно до кількості виконавців і передається виконавцям під розписку.

Відповідальні за діловодство у структурних підрозділах не рідше двох разів на день зобов’язані одержувати кореспонденцію у відділі документального забезпечення та контролю, про що ставиться відмітка про її отримання.

Про надходження термінових документів працівники зазначеного відділу невідкладно інформують структурні підрозділи, відповідальні за виконання доручення. Строк виконання доручення відліковується з моменту занесення його до електронної реєстраційної картки.

3.18. Довідки про проходження документів, розглянутих Головою ДСА, першим заступником та заступником Голови дає відділ документального забезпечення та контролю; розглянутих керівниками структурних підрозділів ДСА - відповідальні за діловодство у відповідних структурних підрозділах .


4. Робота з вихідною службовою кореспонденцією

4.1. Службова кореспонденція відправляється відділом документального забезпечення та контролю з використанням у разі потреби фельд’єгерського зв’язку або передається телеграфом чи факсом після оформлення в установленому порядку конвертів, пакетів, телеграм, описів та реєстрів на розсилку. Описи, реєстри для розсилки готуються у трьох примірниках, для відправлення за кордон - у чотирьох.

Кореспонденція, що відправляється фельд’єгерським зв’язком, здається до відділення фельд’єгерського зв’язку з 9.00 до 18.00 - у робочі та з 9.00 до 16.00 - у вихідні, святкові та неробочі дні.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

4.2. Під час приймання вихідних документів обов’язково перевіряється:

правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах ДСА;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Відповідальність за зміст та реквізити несе виконавець, зазначений в документі У разі неправильного оформлення, відсутності копій, відсутності віз на них, додатків – документ не реєструється і повертається виконавцеві.

4.3. До оригіналів документів, які підлягають поверненню, прикріплюється аркуш з написом «Підлягає поверненню».

4.4. Реєстрація вихідної кореспонденції в ДСА здійснюється в електронних реєстраційних картках обліку вихідних документів (додаток 10), які заповнюються працівниками відділу документального забезпечення та контролю за підписом Голови ДСА та його заступників або відповідальними працівниками у структурних підрозділах - для документів за підписом керівника структурного підрозділу та подаються на реєстрацію із внутрішнім реєстраційним номером документа до управління ОЗД ДСА.

При реєстрації вихідних документів їм присвоюється номер, який складається з трьох груп цифр, відокремлених тире і похилою рискою. Наприклад: 10-1234/09. Перша група цифр (10) визначає індекс підрозділу ДСА; друга група (1234) – порядковий номер документа в електронній картотеці; третя (11) – рік реєстрації .

4.5. Вихідна службова кореспонденція надсилається, як правило, в оригіналі, а копія залишається у відділі документального забезпечення та контролю управління ОЗД ДСА згідно з номенклатурою справ. Якщо із супровідним листом надсилається звернення, то до супровідного листа додається оригінал звернення, а копія залишається у відповідному структурному підрозділі.

Крім того, відділ документально забезпечення та контролю перед відправкою оригінала документа робить його ксерокопію. Ксерокопії зберігаються у відділі документального забезпечення та контролю в нарядах.

У разі коли документ надсилається кільком адресатам, оригінал залишається у відправника, а всім адресатам надсилаються копії. До документа, що розсилається за переліком, додається покажчик розсилки, завізований керівником структурного підрозділу ДСА, в якому готувався документ.

Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо, автором яких є ДСА не відправляються. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

4.6. Вихідна службова кореспонденція, що надсилається одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

4.7. Вихідна службова кореспонденція, що адресується постійним кореспондентам, відправляються у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

4.8. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

4.9. Документи, які доставляються виконавцем, передаються місцевим адресатам під розписку.

4.10. Документи, виготовлені на магнітних носіях ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

4.11. На вихідні документи та інші поштові відправлення працівниками відділу документального забезпечення та контролю складається реєстр передачі вихідної кореспонденції (додаток 11).

4.12. Відправлення рекомендованих листів по Україні оформлюються відповідно до додатку 13.

4.13. Відповідальні працівники у структурних підрозділах передають на розсилку документи (кошториси, звіти, штатні розписи тощо) за реєстром згідно з додатком 12. Реєстр складається у двох примірниках, один залишається в управлінні ОЗД ДСА, а другий – у безпосереднього виконавця.

4.14. Службова кореспонденція, що відправляється відділом документального забезпечення та контролю, приймається в робочі дні до 16.00 а в останній день робочого тижня та передсвяткові дні – до 15.30.

4.15. Вказівка про термінову доставку службової кореспонденції, а також про доставку поза встановленим часом може бути надана Головою ДСА, першим заступником та заступником Голови

1   2   3   4   5   6


База даних захищена авторським правом ©vaglivo.org 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка